葬儀の最高責任者は喪主ですが、喪主だけで全てを取り仕切るのは大変なので、仕事を分担できるように事前に役割分担しておくと良いです。まず世話役を決めます。喪主や遺族は僧侶や弔問客の対応、雑事に追われるので、全般の実務を取り仕切る世話役を決めます。一般的には、親戚、友人、勤務先の同僚、近隣の人、などに依頼します。
決まったら葬儀の具体的な打ち合わせをして、行き違いがないようにします。さらに世話役の下に細かい係を設けます。遺族から各係への指示は世話役を通して行うようにします。世話役は、喪主、葬儀社と打ち合わせをして各係に指示を出す責任者です。
通常1名選びます。その下に、進行係1名、接待係数名、会計係2名、受付係5名、を設けます。進行係は、葬儀の司会進行をします。葬儀社に依頼することもあり、弔事の依頼や弔電の整理をします。
接待係は、接待用の茶菓子、通夜ぶるまいの用意をします。弔問客、会葬者、僧侶をもてなします。会計係は、香典の管理、遺族代表から預かった現金の出納や精算、出納帳の記帳、などの経理全般を行います。受付係は、弔問客、会葬者の受付と対応を行います。
受付係の下には、さらに携帯品係、返礼品係、などの細かい係を決めておくと良いです。携帯品係は手荷物や靴の預かり、番号札を渡すなどを行います。返礼品係は、香典返しや会葬礼状を渡します。事前に役割分担しておくことで、式の進行を妨げずにスムーズに行うことができます。